Regolamento in materia di segnalazione sugli illeciti (Whistleblowing)

PREMESSA
Il presente Regolamento sostituisce ogni e qualsiasi precedente regolamento approvato dalla Società in materia di whistleblowing nonché ogni e qualsiasi disciplina adottata in materia di segnalazione di illeciti.

DEFINIZIONI

DESTINATARI
Il presente Regolamento si applica ai dipendenti della Società, nonché a coloro che sono legati alla Società stessa da un rapporto lavorativo di consulenza, collaborazione o di affidamento di lavori, servizi o forniture o comunque alle persone individuate ai sensi dell’art. 3 D.Lgs. 24/2023.

SCOPO
Il whistleblowing costituisce uno strumento giuridico di tutela per coloro che vogliano segnalare possibili condotte illecite o rispetto alle quali si abbia il ragionevole sospetto o la consapevolezza che integrino illeciti, di cui hanno avuto testimonianza all’interno del proprio ambiente di lavoro o nell’ambito di un contesto lavorativo, nell’esercizio delle proprie funzioni.
Il presente Regolamento, ispirato alle indicazioni contenute nella Legge, nella Direttiva e nel Decreto di recepimento, è destinato a guidare i Destinatari che vogliano comunicare le predette condotte illecite e violazioni in totale sicurezza e in maniera confidenziale e riservata.
La ratio di tale Regolamento è quella di definire gli strumenti e le tutele in materia di segnalazione al fine di evitare che il soggetto, venuto a conoscenza di condotte illecite, ometta di segnalarle per il timore di subire conseguenze pregiudizievoli.

ESCLUSIONI
Il presente Regolamento non si applica alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di collaborazione/consulenza.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di dati identificativi che non consentano di risalire all’identità del segnalante, se circostanziate, sono equiparate a segnalazione ordinarie e, in tal caso, verranno trattate secondo i propri procedimenti di vigilanza “ordinari”.


OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Oggetto della segnalazione devono essere comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della società e che consistono in:

PROCEDURA DI SEGNALAZIONE INTERNA
La segnalazione andrà inoltrata al Gestore della Società alternativamente nei seguenti modi:

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
All’atto del ricevimento della segnalazione i dati identificativi del segnalante saranno secretati per tutta la durata del procedimento volto ad accertare la fondatezza della segnalazione.
La violazione degli obblighi di riservatezza del segnalante comporta la violazione dei doveri d’ufficio con la conseguente responsabilità disciplinare e irrogazione delle relative sanzioni. La trasmissione della segnalazione a soggetti interni dovrà avvenire sempre previa eliminazione di tutti i riferimenti che consentono di risalire all’identità del segnalante.
Entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione il Gestore rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento.
In caso di segnalazione mediante piattaforma informatica dedicata, nel momento dell’invio della segnalazione, il segnalante riceverà un codice univoco ed una password che dovrà conservare per poter accedere nuovamente alla segnalazione, verificare la risposta del Gestore della segnalazione e dialogare rispondendo a richieste di chiarimenti o approfondimenti (anche nel caso il segnalante abbia scelto di restare anonimo).
Nel caso in cui il segnalante abbia scelto di restare anonimo, si raccomanda di accedere periodicamente alla piattaforma in quanto, nel caso in cui chi effettuerà l’accertamento avesse necessità di ulteriori approfondimenti, chiarimenti o maggiori dettagli, avrà a disposizione la piattaforma come unico canale di comunicazione con il Gestore della segnalazione.
Il Gestore della segnalazione mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni.
Il Gestore della segnalazione deve, nel rispetto della riservatezza e garantendo l’imparzialità, effettuare ogni attività ritenuta necessaria al fine di valutare la fondatezza della segnalazione, avvalendosi, eventualmente, del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di eventuali organi di controllo esterni.
Nel caso in cui la segnalazione dovesse risultare fondata, il Gestore della segnalazione informerà i soggetti interni competenti ad accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, o svolgere controlli di legittimità o di merito sulle condotte oggetto di segnalazione che provvederanno alternativamente o congiuntamente, a seconda della natura dell’illecito, a:

La procedura deve concludersi entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Un avviso di conclusione del procedimento viene trasmesso al segnalante o, qualora sia rimasto anonimo, verrà inserita un’annotazione nella piattaforma relativa all’avvenuta conclusione.

RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE
La presente procedura lascia inalterata la responsabilità penale nel caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.
La tutela del whistleblower non trova applicazione in caso di responsabilità penale (calunnia o diffamazione) o civile (danno ingiusto causato da dolo o colpa).

TUTELE PER IL SEGNALANTE
Il Gestore e i soggetti coinvolti nella trattazione della segnalazione dovranno garantire il rispetto della riservatezza e dell’anonimato del segnalante, adoperandosi affinché coloro che hanno effettuato le segnalazioni non siano oggetto di ritorsioni, discriminazioni o comunque di penalizzazioni, dirette o indirette, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, assicurando, quindi, l’adeguata riservatezza di tali soggetti.
L’identità del segnalante non può essere rivelata salvo i casi previsti all’articolo 1 comma 3 della L. 179/2017, in materia di attività giudiziaria.
In particolare, i dati del segnalante dovranno essere trattati dal Responsabile nonché dagli eventuali soggetti coinvolti per la trattazione della segnalazione:

La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti ai sensi della L. 241/1990 e s.m.i.
Il segnalante l’illecito non potrà, in ragione di tale segnalazione, essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro.
L’adozione di misure ritenute distorsive nei confronti del segnalante deve essere segnalata all’Autorità Nazionale Anti Corruzione dall’interessato o dalle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative.

CONSERVAZIONE
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate dal Gestore per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
Al fine di garantire la riservatezza dei dati contenuti e dell’eventuale documentazione prodotta, compresa l’identità di eventuali soggetti segnalanti, la Società definirà proprie linee guida ed istruzioni per il trattamento a norma, la gestione e la conservazione dei dati personali e sensibili contenuti nelle segnalazioni.

PUBBLICAZIONE DEL REGOLAMENTO DI SEGNALAZIONE
La Società provvede a pubblicare sul proprio sito web le indicazioni per effettuare una segnalazione attraverso la casella vocale o l’incontro di persona ed il link per la segnalazione mediante piattaforma informatica dedicata Whistleblowing.
Inoltre, l’Azienda renderà disponibile il presente Regolamento sul sito internet aziendale

SEGNALAZIONE ESTERNA
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna, avvalendosi del canale di segnalazioni esterne attivato dall’A.N.A.C., se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Il Gestore della segnalazione potrebbe, in occasione dello svolgimento dell’incarico e della trattazione della segnalazione, venire a conoscenza o trattare dati personali del segnalante o di terze persone. Per le finalità dello svolgimento e trattazione della segnalazione, la Società, in quanto Titolare del trattamento, è responsabile che siano effettuate, come minimo, le seguenti misure a protezione dei dati personali:

La Società definirà le proprie linee guida ed istruzioni per il trattamento a norma, la gestione e la conservazione dei dati personali e sensibili contenuti nelle segnalazioni.

ALLEGATO A

GESTORI DELLA SEGNALAZIONE
JSB Solutions ha individuato i seguenti Gestori delle segnalazioni (whistleblowing):

Valentina Grazzini
Mail: v.grazzini@jsb-solutions.com
Telefono: 055490945