Regolamento in materia di segnalazione sugli illeciti (Whistleblowing)

PREMESSA
Il presente Regolamento sostituisce ogni e qualsiasi precedente regolamento approvato dalla Società in materia di whistleblowing nonché ogni e qualsiasi disciplina adottata in materia di segnalazione di illeciti.

DEFINIZIONI‍
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• Legge: Legge n. 179 del 30/11/2017 e s.m.i. recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.
• Società: JSB Solutions s.r.l.
• Gestore: soggetto destinatario della segnalazione, competente a trattarla. L’azienda ha indicato il gestore nell’allegato A del presente Regolamento.
• Direttiva: Direttiva (Ue) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la “Protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione”.
• Decreto di recepimento: D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, di recepimento della Direttiva predetta, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
• Segnalazione: qualsiasi comunicazione avente ad oggetto una violazione di disposizione normative nazionali o dell’UE che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. Sono escluse dal procedimento in argomento le segnalazioni aventi ad oggetto rimostranze di carattere personale del segnalante o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con superiori gerarchici o colleghi che non siano in alcun modo riconducibili a discriminazioni, minacce e molestie.
• Segnalazione anonima: qualunque segnalazione nella quale le generalità del segnalante non siano esplicitate, né siano individuabili in maniera univoca.
• Segnalazione circostanziata: segnalazione nella quale la narrazione di fatti, eventi o circostanze, costituenti gli elementi fondanti dell’asserito illecito, diano un grado di dettaglio sufficiente a consentire, almeno astrattamente, ai competenti organi aziendali di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa.
• Segnalazione in buonafede:
  - segnalazione per la quale il segnalante:ha trasmesso tutte le informazioni in suo possesso,
  - è ragionevolmente sicuro che le violazioni siano effettivamente avvenute e
  - non agisce per interessi personali.
• Segnalazione in malafede: segnalazione che dagli esiti della fase istruttoria risulti priva di fondamento sulla base di elementi oggettivi e dalla quale rilevi la comprovata malafede del segnalante, fatta allo scopo di arrecare un danno ingiusto alla persona e/o alla società segnalata.
• Segnalazione inerente: segnalazione relativa a violazioni del Codice Etico.
• Segnalazione verificabile: segnalazione per la quale gli strumenti di indagine a disposizione siano sufficienti per compiere verifiche sulla fondatezza o meno dei fatti e/o delle circostanze segnalati (ad esempio natura della violazione, il periodo di riferimento nel quale sono state commesse le violazioni, i valori, le cause e lo scopo che hanno portato al verificarsi della violazione ecc.) quando è avvenuta, cause e finalità, società /funzioni/persone coinvolte.
• Violazione: un comportamento contrario ai principi e alle disposizioni normative nazionali o dell’UE che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato o alle norme contenute nel Codice Etico di cui si è venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.
• Trattamento dei dati: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati.
• Dato personale: qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.
• Dati identificativi: i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato.
• A.N.A.C.: Autorità Nazionale Anti Corruzione.
• Comportamenti ritorsivi: qualsiasi misura discriminatoria, atto, omissione, posto in essere nei confronti del whistleblower a causa della segnalazione e che rechi danno a quest’ultimo.

DESTINATARI
Il presente Regolamento si applica ai dipendenti della Società, nonché a coloro che sono legati alla Società stessa da un rapporto lavorativo di consulenza, collaborazione o di affidamento di lavori, servizi o forniture o comunque alle persone individuate ai sensi dell’art. 3 D.Lgs. 24/2023.

SCOPO
Il whistleblowing costituisce uno strumento giuridico di tutela per coloro che vogliano segnalare possibili condotte illecite o rispetto alle quali si abbia il ragionevole sospetto o la consapevolezza che integrino illeciti, di cui hanno avuto testimonianza all’interno del proprio ambiente di lavoro o nell’ambito di un contesto lavorativo, nell’esercizio delle proprie funzioni.
Il presente Regolamento, ispirato alle indicazioni contenute nella Legge, nella Direttiva e nel Decreto di recepimento, è destinato a guidare i Destinatari che vogliano comunicare le predette condotte illecite e violazioni in totale sicurezza e in maniera confidenziale e riservata.
La ratio di tale Regolamento è quella di definire gli strumenti e le tutele in materia di segnalazione al fine di evitare che il soggetto, venuto a conoscenza di condotte illecite, ometta di segnalarle per il timore di subire conseguenze pregiudizievoli.

ESCLUSIONI
Il presente Regolamento non si applica alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di collaborazione/consulenza.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di dati identificativi che non consentano di risalire all’identità del segnalante, se circostanziate, sono equiparate a segnalazione ordinarie e, in tal caso, verranno trattate secondo i propri procedimenti di vigilanza “ordinari”.

OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
‍Oggetto della segnalazione devono essere comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della società e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  - atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  - atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
  - atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
  La segnalazione può avere ad oggetto anche:
  - le informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
  - le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
  - i fondati sospetti, la cui nozione è esplicitata dalle linee Guida A.N.A.C.
  La segnalazione deve essere fondata su elementi di fatto precisi e concordanti di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, anche in modo casuale.
  Con l’invio di una segnalazione il segnalante da atto di aver letto e compreso i termini e le condizioni di utilizzo nonché di aver letto e compreso il presente Regolamento, entrambi pubblicati sul sito della Società.

PROCEDURA DI SEGNALAZIONE INTERNA
‍La segnalazione andrà inoltrata al Gestore della Società alternativamente nei seguenti modi:

• avvalendosi della piattaforma informatica dedicata Whistleblowing, presente nel sito web della Società.
• incontro di persona, fissato in un tempo ragionevole: qualora il segnalante richieda un incontro di persona, l’Azienda dà delega al gestore di valutare la sede più opportuna, ponderando caso per caso come garantire al meglio la riservatezza del segnalante. 
• telefonicamente, contattando il Gestore della segnalazione al numero indicato nell’allegato A. 

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
All’atto del ricevimento della segnalazione i dati identificativi del segnalante saranno secretati per tutta la durata del procedimento volto ad accertare la fondatezza della segnalazione.
La violazione degli obblighi di riservatezza del segnalante comporta la violazione dei doveri d’ufficio con la conseguente responsabilità disciplinare e irrogazione delle relative sanzioni. La trasmissione della segnalazione a soggetti interni dovrà avvenire sempre previa eliminazione di tutti i riferimenti che consentono di risalire all’identità del segnalante.
Entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione il Gestore rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento.
In caso di segnalazione mediante piattaforma informatica dedicata, nel momento dell’invio della segnalazione, il segnalante riceverà un codice univoco ed una password che dovrà conservare per poter accedere nuovamente alla segnalazione, verificare la risposta del Gestore della segnalazione e dialogare rispondendo a richieste di chiarimenti o approfondimenti (anche nel caso il segnalante abbia scelto di restare anonimo).
Nel caso in cui il segnalante abbia scelto di restare anonimo, si raccomanda di accedere periodicamente alla piattaforma in quanto, nel caso in cui chi effettuerà l’accertamento avesse necessità di ulteriori approfondimenti, chiarimenti o maggiori dettagli, avrà a disposizione la piattaforma come unico canale di comunicazione con il Gestore della segnalazione.
Il Gestore della segnalazione mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni.
Il Gestore della segnalazione deve, nel rispetto della riservatezza e garantendo l’imparzialità, effettuare ogni attività ritenuta necessaria al fine di valutare la fondatezza della segnalazione, avvalendosi, eventualmente, del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di eventuali organi di controllo esterni.
Nel caso in cui la segnalazione dovesse risultare fondata, il Gestore della segnalazione informerà i soggetti interni competenti ad accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, o svolgere controlli di legittimità o di merito sulle condotte oggetto di segnalazione che provvederanno alternativamente o congiuntamente, a seconda della natura dell’illecito, a:

• presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
• adottare i provvedimenti opportuni inclusa l’eventuale azione disciplinare;
• decidere in merito ai provvedimenti necessari a tutela della Società.

La procedura deve concludersi entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Un avviso di conclusione del procedimento viene trasmesso al segnalante o, qualora sia rimasto anonimo, verrà inserita un’annotazione nella piattaforma relativa all’avvenuta conclusione.

RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE
La presente procedura lascia inalterata la responsabilità penale nel caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie.
La tutela del whistleblower non trova applicazione in caso di responsabilità penale (calunnia o diffamazione) o civile (danno ingiusto causato da dolo o colpa).

TUTELE PER IL SEGNALANTE
Il Gestore e i soggetti coinvolti nella trattazione della segnalazione dovranno garantire il rispetto della riservatezza e dell’anonimato del segnalante, adoperandosi affinché coloro che hanno effettuato le segnalazioni non siano oggetto di ritorsioni, discriminazioni o comunque di penalizzazioni, dirette o indirette, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, assicurando, quindi, l’adeguata riservatezza di tali soggetti.
L’identità del segnalante non può essere rivelata salvo i casi previsti all’articolo 1 comma 3 della L. 179/2017, in materia di attività giudiziaria.
In particolare, i dati del segnalante dovranno essere trattati dal Responsabile nonché dagli eventuali soggetti coinvolti per la trattazione della segnalazione:

• in osservanza dei criteri di riservatezza;
• in modo lecito e secondo correttezza;
• nel pieno rispetto delle misure minime di sicurezza, custodendo e controllando i dati oggetto di trattamento in modo da evitare rischi anche accidentali, di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o trattamento non consentito.

La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti ai sensi della L. 241/1990 e s.m.i.
Il segnalante l’illecito non potrà, in ragione di tale segnalazione, essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro.
L’adozione di misure ritenute distorsive nei confronti del segnalante deve essere segnalata all’Autorità Nazionale Anti Corruzione dall’interessato o dalle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative.

CONSERVAZIONE
Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate dal Gestore per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
Al fine di garantire la riservatezza dei dati contenuti e dell’eventuale documentazione prodotta, compresa l’identità di eventuali soggetti segnalanti, la Società definirà proprie linee guida ed istruzioni per il trattamento a norma, la gestione e la conservazione dei dati personali e sensibili contenuti nelle segnalazioni.

PUBBLICAZIONE DEL REGOLAMENTO DI SEGNALAZIONE
La Società provvede a pubblicare sul proprio sito web le indicazioni per effettuare una segnalazione attraverso la casella vocale o l’incontro di persona ed il link per la segnalazione mediante piattaforma informatica dedicata Whistleblowing.
Inoltre, l’Azienda renderà disponibile il presente Regolamento sul sito internet aziendale

SEGNALAZIONE ESTERNA
‍Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna, avvalendosi del canale di segnalazioni esterne attivato dall’A.N.A.C., se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

TRATTAMENTO DATI PERSONALI
‍Il Gestore della segnalazione potrebbe, in occasione dello svolgimento dell’incarico e della trattazione della segnalazione, venire a conoscenza o trattare dati personali del segnalante o di terze persone. Per le finalità dello svolgimento e trattazione della segnalazione, la Società, in quanto Titolare del trattamento, è responsabile che siano effettuate, come minimo, le seguenti misure a protezione dei dati personali:

• svolgere una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA); 
• implementare le misure identificate a mitigazione dei rischi e sottoporle a regolare verifica;
• conoscere il nominativo delle persone fisiche incaricate di svolgere il ruolo di gestori;
• assicurarsi che le persone incaricate quali gestori delle segnalazioni abbiano adeguata formazione e competenza;
• formare il proprio personale sui requisiti della protezione dei dati ed istruirli sulle misure identificate per mitigare i rischi identificati;
• creare e pubblicare l’informativa ex art. 13 del GDPR relativa al trattamento di dati per le finalità whistleblowing;
• allineare ai requisiti della normativa sulla privacy ogni esternalizzazione delle attività di gestione dei canali di segnalazione;
• tempestivamente e adeguatamente coinvolgere e consultare le figure incaricate per l’adeguamento alla normativa privacy su tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali relative ai trattamenti per finalità Whistleblowing.

La Società definirà le proprie linee guida ed istruzioni per il trattamento a norma, la gestione e la conservazione dei dati personali e sensibili contenuti nelle segnalazioni.

ALLEGATO A

‍GESTORI DELLA SEGNALAZIONE
JSB Solutions ha individuato i seguenti Gestori delle segnalazioni (whistleblowing):
‍
Valentina Grazzini
Mail: v.grazzini@jsb-solutions.com
‍Telefono: 055490945