Ad una prima lettura la definizione che EMA fornisce di eCTD è piuttosto criptica.

The electronic Common Technical Document (eCTD) allows for the electronic submission of the Common Technical Document (CTD) from applicant to regulator. While the table of content is consistent with the harmonised CTD, the eCTD also provides a harmonised technical solution to implementing the CTD electronically. In other words, an eCTD is the submission of PDF documents, stored in the eCTD directory structure, accessed through the XML backbone and with the files integrity guaranteed by the MD5 Checksum.

Proviamo a semplificarla.

Cos’è l’eCTD?

L’electronic Common Technical Document è il formato elettronico del Common Technical Document (CTD). Il CTD è un documento definito “dossier” che contiene tutte le informazioni relative alla qualità, sicurezza ed efficacia di un medicinale, strutturato secondo un formato standardizzato cioè comune in tutti i paesi aderenti alle linee guida ICH. Entrambi i documenti sono organizzati in 5 moduli: il modulo 1 contiene le informazioni amministrative regionali ed è principalmente paese-specifico, il modulo 2 il riepilogo dei dati contenuti nel dossier, il modulo 3 i dati sulla qualità, il modulo 4 i dati preclinici e il modulo 5 tutti i dati sugli studi clinici relativi a quel medicinale.

A cosa serve il CTD?

Il CTD è il documento necessario per ottenere l’Autorizzazione all’Immissione in Commercio (AIC) di un medicinale ad uso umano da parte dell’autorità competente. Oltre alla domanda di registrazione del farmaco, serve anche per gestire tutte le richieste che riguardano il ciclo di vita di quel prodotto (detto “Lifecycle”): variazioni, rinnovi, PSUR (Periodic Safety Update Report), Response Document, ASMF (Active Substance Master Files).

A cosa serve l’eCTD?

L’electronic Common Technical Document consente di effettuare la presentazione elettronica del documento cartaceo dal richiedente (l’azienda farmaceutica) all’autorità competente (l’agenzia regolatoria). In generale, facilita lo scambio di informazioni, garantisce la sicurezza dei dati trasmessi e facilita sia la fase di creazione per il richiedente che la consultazione da parte dell’agenzia regolatoria del CTD.

Chi è l’autorità competente?

Nell’Unione Europea è l’EMA (European Medicines Agency) che approva o rigetta, modifica o sospende l’AIC dei medicinali valutati tramite procedura centralizzata e valida in tutti i paesi dello Spazio Economico Europeo.

Per le procedure di mutuo riconoscimento (MRP) e decentrata (DCP), sono le autorità competenti nazionali dello stato di riferimento (Reference Member State, RMS) e interessato (Concerned Member State, CMS) ad essere responsabili del rilascio e mantenimento dell’AIC, supportate dal CMDh (Co-ordination group for Mutual recognition and Decentralised procedures – human), un gruppo creato per coordinare le attività di autorizzazione e farmacovigilanza dei medicinali per uso umano nell’ambito di queste procedure.

In Italia l’autorità nazionale competente per l’attività regolatoria dei farmaci gestiti con la procedura nazionale è un ente pubblico denominato AIFA.

Da quando CTD e eCTD sono formati obbligatori?

Mentre il primo è diventato il formato obbligatorio per tutte le richieste di registrazione presentate nell’Unione Europea e in Giappone ed il formato fortemente raccomandato negli Stati Uniti (Direttiva 2003/63/CE) nel 2013, il secondo è diventato obbligatorio anche per tutti gli altri tipi di richieste (baseline, rinnovi, variazioni, PSUR, ASMF) presentate nell’Unione Europea, solo nel 2018.

In Italia l’electronic Common Technical Document è diventato obbligatorio per tutti i medicinali registrati tramite la procedura nazionale a partire dal 2019.

Torniamo alla definizione di eCTD:

L’eCTD è il formato elettronico del CTD. La loro struttura è equivalente ma anziché essere in formato cartaceo, i documenti che lo compongono sono costituiti da file PDF.

I file sono separati per capitolo e presentati dal richiedente all’autorità competente nel loro insieme, definito “sequenza”. Una sequenza può essere costituita da tutti i file che compongono il documento cartaceo (dal modulo 1 al modulo 5) o semplicemente da parti di esso, a seconda del tipo di richiesta che viene fatta all’autorità (es. registrazione o variazione). Le sequenze sono numerate in modo progressivo partendo dalla sequenza 0000, che contiene il dossier completo o la sua baseline. Un eCTD può contenere più di una sequenza ed è in grado dicoprire più siti di produzione, diverse forme farmaceutiche o dosaggi dello stesso prodotto ed includere tutte le richieste di rinnovi, variazioni, PSUR, ASMF fatte durante il ciclo di vita del prodotto.

Come si crea un Documento Tecnico?

La sequenza viene preparata (in gergo tecnico “allestita”) mediante l’uso di un software a pagamento approvato in tutta l’Unione Europea: Extedo eCTD manager. Il programma contiene una serie di cartelle e sottocartelle già organizzate secondo la struttura del documento, dentro le quali si vanno a caricare le varie sezioni del dossier. La posizione e la nomenclatura di ogni documento è definita dalle linee guida di ICH ed EMA. La sequenza deve essere convalidata poi esportata nei dischi di rete dell’utente. Una volta allestita, convalidata ed estratta la sequenza viene presentata alle autorità mediante un portale online dedicato. Da questo portale, le autorità competenti possono consultare facilmente e scaricare in modo sicuro il dossier completo e tutta la documentazione relativa al lifecycle del prodotto registrato.

Quali sono i vantaggi di questo sistema?

I vantaggi principali sono due: facilita lo scambio e la memorizzazione dei dati e garantisce che il contenuto del dossier rimanga invariato dalla sua preparazione fino alla sua ricezione da parte dell’autorità.

Per facilitare lo scambio di dati, il programma allestisce la sequenza secondo il linguaggio XML (Extensible Markup Language). Per una persona totalmente estranea al mondo informatico, basti sapere che è un linguaggio utilizzato per lo scambio di dati strutturati.

Per garantire la sicurezza dei dati invece, il programma inserisce un “MD5 checksum” nella sequenza da trasmettere. Sempre per “i meno esperti”: un “MD5 checksum” è una sequenza che identifica univocamente un file (una sorta di impronta digitale) e serve per controllare che uno scambio di dati sia avvenuto senza perdita di informazioni e senza subire modifiche.

JSB Solutions può supportare il cliente nella formattazione del dossier dal formato cartaceo a quello elettronico, nella creazione del dossier in formato elettronico e nella gestione di tutto il ciclo di vita del dossier.